TENGGARONG – Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) Kabupaten Kutai Kartanegara (Kukar) terus mendorong Organisasi Perangkat Daerah (OPD) untuk melaksanakan pemusnahan arsip yang sudah tidak relevan. Langkah ini dianggap krusial untuk mencegah penumpukan dokumen yang dapat menghambat kinerja administrasi. Namun, hingga kini, hanya lima dari 59 OPD di Kukar yang telah menjalankan kebijakan tersebut.
Kabid Perlindungan dan Penyelamatan Arsip Diarpus Kukar, Varia Fadilah, menyampaikan bahwa kondisi ini masih jauh dari ideal. “Hingga saat ini, dari 59 OPD se-Kukar, baru lima OPD yang melaksanakan pemusnahan arsipnya,” ungkapnya, Sabtu (16/11/2024).
Pemusnahan arsip, menurut Varia, merupakan bagian dari proses penyusutan arsip yang penting dilakukan secara rutin untuk menjaga kelancaran administrasi. Tanpa langkah ini, dokumen yang tidak lagi relevan hanya akan menumpuk dan mengganggu efisiensi kerja di instansi pemerintahan.
Salah satu OPD yang berhasil menunjukkan ketertiban dalam pengelolaan arsip adalah Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda) Kukar. Mereka bahkan mendapatkan predikat A dalam penilaian tertib kearsipan, menjadikannya teladan bagi OPD lain.
“Bappeda Kukar menjadi salah satu OPD yang sudah melaksanakan pemusnahan arsip dengan baik dan tertib. Mereka bahkan meraih nilai A dalam penilaian tertib kearsipan, yang tentunya menjadi contoh bagi OPD lain,” tambah Varia.
Sebagai bentuk dukungan, Diarpus Kukar juga menyelenggarakan program magang kearsipan bagi pegawai dari kecamatan seperti Sebulu, Muara Kaman, dan Muara Muntai. Program ini bertujuan memberikan pemahaman langsung mengenai proses pemusnahan arsip yang efektif.
Meski begitu, pelaksanaan kebijakan ini tidak lepas dari berbagai tantangan. Salah satu kendala utama adalah kurangnya arsiparis atau tenaga ahli di bidang kearsipan di beberapa OPD.
“Salah satu kendalanya adalah banyak OPD yang tidak memiliki arsiparis atau memiliki SDM kearsipan yang masih lemah. Namun, kami telah mengatasi hal ini dengan memberikan pelatihan dan bimbingan teknis (Bimtek) kearsipan untuk meningkatkan kompetensi pegawai dalam bidang ini,” jelas Varia.
Selain masalah teknis, masih ada pandangan di beberapa OPD yang menganggap urusan arsip tidak menjadi prioritas. Hal ini membuat pelaksanaan pemusnahan arsip kerap terabaikan.
Diarpus Kukar sendiri menawarkan tiga metode pemusnahan arsip bagi OPD. Pertama, arsip dapat dihancurkan dengan mesin penghancur dokumen, seperti dokumen undangan dan Surat Perintah Kerja (SPL) berusia lebih dari 10 tahun. Limbahnya kemudian dapat disetor ke Bank Sampah DLHK. Kedua, arsip disimpan di record center masing-masing OPD. Ketiga, arsip dapat diserahkan ke gudang arsip milik Diarpus Kukar untuk penyimpanan jangka panjang.
Melalui berbagai upaya ini, Diarpus Kukar berharap OPD yang belum memulai pemusnahan arsip dapat segera melaksanakannya. “Kami berharap, OPD yang belum melakukan pemusnahan arsip dapat segera melaksanakannya, karena ini merupakan langkah penting untuk mencegah penumpukan arsip yang dapat mengganggu kinerja administrasi dan ruang penyimpanan yang terbatas,” ujar Varia.
Langkah ini diharapkan tidak hanya menciptakan sistem pengelolaan arsip yang lebih efisien, tetapi juga meningkatkan kinerja administrasi pemerintahan di Kabupaten Kutai Kartanegara. (*)
Penulis : Dion
