Kabarnews.co, Tenggarong – Tidak banyak yang tahu bahwa sebagian besar dokumen pemerintahan pada akhirnya akan berakhir di sebuah tempat khusus bernama depo arsip. Di sinilah jejak perjalanan Kalimantan Timur disimpan, dirawat, bahkan dialihmediakan agar bisa diakses kembali oleh generasi mendatang.
Arsiparis Ahli DPK Kaltim, Zainuddin, menjelaskan bahwa depo arsip berfungsi menyimpan arsip statis, yakni dokumen bernilai tinggi yang tidak lagi digunakan secara rutin.
“Isinya mencakup dokumen krusial seperti surat keputusan gubernur tentang pembentukan organisasi perangkat daerah, rencana strategis (Renstra), hingga daftar pelaksanaan anggaran (DPA) yang menjadi bukti sah perjalanan pemerintahan, hingga dokumentasi peristiwa bersejarah,” ujarnya.
Namun, perjalanan sebuah dokumen hingga sampai ke depo arsip cukup panjang. Awalnya, dokumen tercipta di unit pengolah dan digunakan sehari-hari. Ketika penggunaannya berkurang, dokumen dipindahkan ke unit kearsipan dan ditempatkan di record center dengan pengaturan suhu serta kelembaban khusus agar tetap awet.
Proses berikutnya dilakukan panitia penilai yang memilah ribuan arsip menjadi tiga kategori: dimusnahkan, disimpan sementara, atau ditetapkan sebagai arsip statis. Proses pemusnahan pun diatur ketat, bahkan ancaman hukum bisa menjerat siapa saja yang melanggar.
Zainuddin menegaskan, “Setiap orang yang sengaja memusnahkan arsip di luar prosedur dapat dipidana penjara 10 tahun dan denda Rp500 juta.”
Arsip statis yang lolos seleksi kemudian dialihmediakan ke format digital dan dilindungi dengan sistem keamanan tertentu. Informasi itu akan tersedia melalui Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN), sehingga masyarakat bisa mengaksesnya dengan mudah.
Lebih dari sekadar tumpukan dokumen, depo arsip adalah gudang sejarah Kaltim. Dari sinilah masyarakat dapat melihat bagaimana kebijakan daerah lahir, keputusan diambil, hingga peristiwa penting tercatat. Arsip menjadi jembatan antara masa lalu dan masa depan, sekaligus bukti bahwa setiap langkah pemerintahan meninggalkan jejak yang tak ternilai. (Adv)
***
Editor : Rachaddian (dion)
